IVR Anons Metni Nasıl Yazılır? 10 Hazır Santral Anonsu Şablonu

Müşterinin çağrı merkezinizle ilk teması çoğu zaman bir temsilci değil, bir anonstur. IVR (Interactive Voice Response, sesli yanıt sistemi) anonsları iyi yazıldığında arayan kişi doğru birime hızla ulaşır. Kötü yazıldığında ise sabrı tükenir, yanlış tuşa basar ya da telefonu kapatır.

Bu rehberde, IVR anons metni yazarken uygulamanız gereken kuralları ve hemen kullanabileceğiniz 10 hazır şablonu paylaşıyoruz.

İyi bir IVR anonsunun 7 kuralı

1. Karşılamayı kısa tutun

Arayan kişi bir işi halletmek için arıyor. Uzun bir hoş geldin mesajı yerine kurum adını içeren tek bir cümle yeterlidir.

✗ "Değerli müşterimiz, X Şirketi'nin köklü geçmişi ve yenilikçi vizyonuyla sizlere hizmet vermekten gurur duyuyoruz…"

✓ "X Şirketi'ne hoş geldiniz."

2. Önce işlemi, sonra tuşu söyleyin

"Bire basınız, kart işlemleri için" yerine "Kart işlemleri için bire basınız" deyin. Arayan, kendi ihtiyacını duyduğu anda tuşu öğrenir ve önceki seçenekleri akılda tutmak zorunda kalmaz.

3. Menüde 4-5 seçeneği aşmayın

Uzun listeler arayanın kafasını karıştırır. Seçenekleri en çok kullanılandan en aza doğru sıralayın. Daha fazla seçenek gerekiyorsa alt menü oluşturun.

4. Rakamları yazıyla yazın

Seslendirilecek metinde "1'e" yerine "bire", "0850" yerine "sıfır sekiz yüz elli" yazın. Böylece hem doğru okunur hem de ek uyumu bozulmaz.

5. Kısaltmalardan ve jargondan kaçının

Kurum içinde herkesin bildiği kısaltmalar müşteri için anlamsız olabilir. Zorunlu kısaltmaları açık yazın ya da telaffuz sözlüğüyle nasıl okunacaklarını belirleyin.

6. Her zaman bir çıkış yolu bırakın

Menünün sonunda müşteri temsilcisine bağlanma ya da menüyü tekrar dinleme seçeneği olmalı. Kendini çıkmazda hisseden müşteri telefonu kapatır.

7. Tüm anonslarda aynı sesi ve tonu kullanın

Farklı zamanlarda, farklı kişilerle kaydedilmiş anonslar dağınık bir izlenim bırakır. Yapay zeka seslendirme ile tüm anonslarınızı aynı sesle üretip yıllarca tutarlı kalabilirsiniz.

IVR anons türleri

Anons türü	Ne zaman çalar?	İdeal uzunluk
Karşılama	Çağrı açıldığında	Tek cümle
Yasal bilgilendirme	Karşılamanın hemen ardından	Tek cümle
Ana menü	Karşılamadan sonra	4-5 seçenek
Bekleme	Temsilci beklenirken, belirli aralıklarla	1-2 cümle
Mesai dışı	Çalışma saatleri dışında	2-3 cümle
Tatil	Resmî tatillerde	2-3 cümle
Yoğunluk / arıza	Olağandışı durumlarda	1-2 cümle

10 hazır IVR anons şablonu

Aşağıdaki şablonlarda köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle değiştirin. Daha fazla şablon için anons şablonları sayfamıza göz atabilirsiniz.

1. Karşılama anonsu

[Kurum adı]'na hoş geldiniz. Görüşmeniz, hizmet kalitemizi artırmak amacıyla kayıt altına alınmaktadır.

2. Ana menü

Sipariş durumunuzu öğrenmek için bire, iade ve değişim işlemleri için ikiye, ödeme ve fatura işlemleri için üçe basınız. Müşteri temsilcimize bağlanmak için lütfen sıfırı tuşlayınız.

3. Menüyü tekrar dinletme

Menüyü tekrar dinlemek için yıldız tuşuna basınız.

4. Bekleme anonsu

Tüm müşteri temsilcilerimiz şu anda diğer müşterilerimize hizmet vermektedir. Lütfen hattan ayrılmayınız; ilk boşalan temsilcimiz size yardımcı olacaktır.

5. Bekleme sırasında dijital kanala yönlendirme

Beklemek yerine işleminizi mobil uygulamamız veya internet sitemiz üzerinden de hızlıca gerçekleştirebilirsiniz.

6. Mesai dışı anonsu

[Kurum adı]'nı aradığınız için teşekkür ederiz. Çağrı merkezimiz hafta içi saat dokuz ile on sekiz arasında hizmet vermektedir. Mesai saatlerimiz içinde tekrar aramanızı rica ederiz.

7. Resmî tatil anonsu

Değerli müşterimiz, resmî tatil nedeniyle çağrı merkezimiz [tarih] tarihine kadar hizmet verememektedir. Acil durumlarda işlemlerinizi internet sitemiz üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. İyi bayramlar dileriz.

8. Yoğunluk anonsu

Şu anda beklenenin üzerinde çağrı almaktayız. Bekleme süreniz normalden uzun olabilir. Anlayışınız için teşekkür ederiz.

9. Arıza veya kesinti bilgilendirmesi

[Bölge] bölgesinde yaşanan teknik bir arıza nedeniyle hizmetimizde geçici bir kesinti yaşanmaktadır. Ekiplerimiz sorunu gidermek için çalışmaktadır. Bu konuyla ilgili arıyorsanız ek bir işlem yapmanıza gerek yoktur.

10. Görüşme sonu memnuniyet anketi

Görüşmemizden memnun kaldıysanız bire, kısmen memnun kaldıysanız ikiye, memnun kalmadıysanız üçe basınız. Değerlendirmeniz için teşekkür ederiz.

Anonslarınızı Voice Go ile nasıl seslendirirsiniz?

1. Stüdyoyu açın ve her anonsu ayrı bir paragraf olarak yazın.
2. Kurumsal tonunuza uygun, net ve sakin bir ses seçin. "Tüm paragraflara uygula" ile hepsine aynı sesi verin.
3. Hızı arayanların rahat anlayacağı seviyede tutun; menü anonslarında 0,9-1,0 aralığı genellikle iyi sonuç verir.
4. Marka ve ürün adlarınızı telaffuz sözlüğüne ekleyin.
5. Seslendirin, dinleyin ve MP3 olarak indirin. Santral sisteminiz farklı bir biçim istiyorsa dosyayı o biçime dönüştürün.

Anonsunuz değiştiğinde aynı projeyi açıp yalnızca ilgili paragrafı güncellemeniz yeterli.